Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Adelhardt Hausverwaltung
Inhaberin: Daniela Adelhardt
Parkstraße 82, 52072 Aachen
Telefon: 0241 1590270
E-Mail: mail@ahv-ac.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Beim Besuch unserer Website übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen an unseren Server. Diese werden temporär in Logfiles gespeichert und umfassen: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, Zeitzone, Inhalt der Anforderung (konkrete Seite), Zugriffsstatus, übertragene Datenmenge, Referrer-URL, Browser, Betriebssystem und dessen Oberfläche, Sprache und Version der Browser-Software. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen an Stabilität und Sicherheit).

3. Kontakt-Fragebogen

Für strukturierte Kontaktanfragen nutzen wir Microsoft Forms als Teil unseres Microsoft 365-Abonnements. Beim Ausfüllen des Fragebogens werden die von Ihnen eingegebenen Daten – insbesondere Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Liegenschaftsanschrift sowie der Inhalt Ihrer Anfrage – erfasst und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktives Absenden) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung). Die technische Bereitstellung erfolgt durch Microsoft Ireland Operations Ltd. als unser Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 5). Eine Nutzung des Fragebogens ist freiwillig – alternativ erreichen Sie uns per E-Mail (mail@ahv-ac.de) oder telefonisch (0241 1590270). Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.

4. Mieterselbstauskunft (Online-Formular)

Über das Online-Formular der Mieterselbstauskunft (/selbstauskunft/) erheben wir die Daten, die Sie selbst eingeben, zur Prüfung Ihrer Mietanfrage. Verarbeitet werden insbesondere: Name, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Telefon, E-Mail, Beschäftigungsangaben, Einkommen sowie Angaben zum Haushalt (weitere einziehende Personen, Haustiere, Versicherungen etc.). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

Ihre Selbstauskunft wird per E-Mail an unser internes Postfach neuvermietung@ahv-ac.de übermittelt und dort zur Bearbeitung gespeichert. Sie erhalten zusätzlich eine Eingangsbestätigung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse.

Für den Versand der E-Mails setzen wir den Dienstleister Sendinblue GmbH (Brevo) als Auftragsverarbeiter ein (Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin; Server-Standort EU). Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Speicherdauer: Ihre Daten werden gelöscht, sobald der Zweck ihrer Verarbeitung entfallen ist. Bei erfolgreichem Vertragsabschluss werden die Daten Teil der Mietvertragsakte und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB) bis zu 10 Jahre aufbewahrt. Bei Nicht-Abschluss werden die Daten spätestens nach 6 Monaten gelöscht, sofern nicht aus rechtlichen Gründen (z. B. zur Abwehr von Ansprüchen nach § 19 AGG) eine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

Die Angabe dieser Daten ist freiwillig. Ohne die für die Bonitäts- und Eignungsprüfung erforderlichen Angaben können wir jedoch keine Mietentscheidung treffen.

5. Auftragsverarbeiter und IT-Dienstleister

Für unsere Verwaltungstätigkeit setzen wir spezialisierte IT- und Cloud-Dienste ein. Mit allen Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Die eingesetzten Dienstleister sind:

• Microsoft Ireland Operations Ltd. – Microsoft 365 inkl. Exchange, Teams, SharePoint, OneDrive, Forms, Copilot. Hosting in Deutschland im Rahmen der EU Data Boundary. Konzernmutter: Microsoft Corp., USA.
• Sendinblue GmbH (Brevo) – Transaktionaler E-Mail-Versand für Formulare. Hosting in der EU.
• RelationFlow Ltd. (Voicely) – Sprach-zu-Text-Diktierfunktion zur internen Arbeitsorganisation (Anthypolochagou Georgiou M. Savva 26, 8201 Paphos, Zypern). Hosting in Frankfurt/Deutschland. Die Spracherkennung erfolgt über den EU-Endpoint des Sub-Dienstleisters ElevenLabs. Audioaufnahmen werden nicht dauerhaft gespeichert und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
• Immtelli Technologies UG (haftungsbeschränkt) – Kundenportal Immila für Eigentümer und Mieter. Hosting in Deutschland.
• impower GmbH, München – Hausverwaltungs- und Buchhaltungssystem. Hosting in Deutschland.
• easybell GmbH, Leipzig – Telefonie und zugehörige Sub-Dienstleister für Teams-Telefonie. Hosting in Deutschland.
• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Friedersdorf – Website-Hosting. Hosting in Deutschland.
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen – Hosting eigener Verwaltungs- und Reporting-Anwendungen (z. B. Objektreporting, Zählerstandsmanagement). Server in Deutschland (Falkenstein/Nürnberg).

Eine jeweils aktuelle Liste mit weiteren Informationen erhalten Sie auf Anfrage unter mail@ahv-ac.de.

5a. Drittlandtransfer

Ein Teil unserer IT-Dienstleister (insbesondere Microsoft) gehört einem Konzern mit Sitz in den USA an. Obwohl die Datenverarbeitung durchgehend auf europäischen Servern erfolgt, ist ein theoretischer Zugriff durch US-Behörden aufgrund des US CLOUD Act nicht vollständig auszuschließen. Der Datentransfer erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework sowie der EU-Standardvertragsklauseln. Eine Risikobewertung (Transfer Impact Assessment) liegt vor.

5b. Einsatz künstlicher Intelligenz

Zur Unterstützung der täglichen Arbeit setzen wir KI-gestützte Funktionen unserer IT-Systeme ein (z. B. Textassistenz, Suche, Buchungsvorschläge, Zusammenfassungen). Alle Systeme unterliegen DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsverträgen und nutzen Ihre Daten nicht für das Training von KI-Modellen.

Entscheidungen mit rechtlicher oder wirtschaftlich wesentlicher Wirkung treffen ausschließlich Menschen; automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO finden nicht statt. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind in der fachgerechten Nutzung der eingesetzten Systeme geschult (Art. 4 EU AI Act).

6. Cookies

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies zur ordnungsgemäßen Darstellung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sie können Cookies in Ihrem Browser deaktivieren.

Beim Klick auf externe Dienste (z. B. Microsoft Forms beim Button „Anfrage starten") verlassen Sie unsere Website. Der jeweilige Anbieter kann dort eigene Cookies setzen; hierfür gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

7. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nicht, außer wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), eine gesetzliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder dies für die Vertragsabwicklung erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine E-Mail an mail@ahv-ac.de.

9. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten gegen Manipulation, Verlust oder unberechtigten Zugriff. Die Übertragung erfolgt SSL/TLS-verschlüsselt. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend angepasst.

10. Zuständige Aufsichtsbehörde